Documentos

Para o módulo de Documentos, o sistema possui duas abordagens de permissões:

1. Na Central Useall, é possível liberar ou restringir, para os grupos de usuários, funções gerais do módulo de documentos relacionadas a processos e relatórios;
2. Na estrutura que será ou foi criada no módulo, sendo essas permissões mais específicas para pastas e arquivos. A seguir, será comentado um pouco mais sobre esses dois tipos de permissões.

Definindo as Permissões na Central Useall

Em Central Useall > Grupos > Permissões de sistema > Documentos, estão disponíveis as permissões relacionadas abaixo.

Campos	Descrição
Permissões	Permite executar/definir as permissões nas pastas e arquivos. Obs: Ao desativar essa função, a opção "Permissões" do botão "Mais" ficará indisponível para o usuário.
Tipos de Documentos	Permite Criar, Editar e/ou Listar os tipos de documentos gerenciados no módulo.
Criar Pasta	Criar novas pastas ou subpastas na estrutura do módulo de documentos.
Editar Pasta	Editar descrição e/ou local da pasta.
Dashboard Documentos	Permite que o usuário visualize, na página inicial do DOO, a dashboard contendo um resumo geral da situação dos documentos gerenciados no módulo. Caso a função "Executar" da dashboard seja desativada, o usuário continuará tendo acesso ao módulo de documentos pelo menu lateral esquerdo.
Distribuição	Para casos de documentos SGQ, essa função permite que o usuário possa Criar, Editar, Listar e/ou Executar a DISTRIBUIÇÃO de cópias controladas. ⚠️Como a tela de distribuição fica localizada dentro das propriedades do documento, é necessário ter também a permissão para "Executar" Propriedades.
Retenção	Para casos de documentos SGQ, essa função permite que o usuário execute a RETENÇÃO de cópias controladas distribuídas. ⚠️Como a tela de distribuição fica localizada dentro das Propriedades do documento, é necessário ter também a permissão para "Executar" Propriedades.
Modelos	Permite Criar, Editar, Excluir e/ou Listar os modelos de arquivos para cabeçalho/rodapé automático.
Propriedades	Permite consultar as Propriedades do documento SGQ e GED. Nas propriedades, temos acesso às seguintes guias: Dados gerais do documento + Histórico de atualizações, visualizações e downloads + Histórico de versões; para documentos SGQ, também acessamos as guias: Controles + Distribuição + Fornecedores + Documentos relacionados.
Tornar Obsoleto	Permite tornar documentos SGQ obsoletos.
Compartilhar	Para casos de documentos GED, essa função permite que o usuário possa compartilhar a visualização ou o download do arquivo por meio de um link externo. A operação fica disponível no botão "Mais", opção "Compartilhar documento".
Assinatura eletrônica	Permite acessar o menu "Signatários" por meio do botão "Buscar no sistema" (ou teclar F2) e habilita as opções da Assinatura Eletrônica (caso seja o responsável pelo documento) no botão "Mais". ❮ ❯
Copiar distribuição	Permite copiar uma distribuição por meio do botão "Mais opções".
Inserir documentos na raiz	Permite inserir documentos na raiz do módulo de documentos (fora de qualquer pasta).

Definindo as Permissões na Pasta/Documento

No tópico anterior foi abordado que, para o usuário definir as permissões diretamente nas pastas ou arquivos, ele deverá ter habilitado, na Central Useall, a função “Executar” permissões.

O acesso à tela de permissões da pasta/ documento fica disponível no botão "Mais", opção "Permissões".

É possível definir permissões para grupos de usuários (os grupos são os mesmos criados na Central Useall) e, em caso de exceções, definir permissões diretamente para o(s) usuário(s).

❮

❯

Campos	Descrição
Segue Pasta	Seguirá as permissões da pasta onde o documento está arquivado. Essa opção aparecerá quando as permissões forem definidas diretamente no arquivo.
Segue Grupo	Seguirá as permissões definidas na aba "Grupos". Essa opção aparecerá quando as permissões forem definidas diretamente para o usuário.
Ver (Pastas)	Permissão para ver as pastas/subpastas. Sem ela, a pasta não irá aparecer na tela para o usuário.
Visualizar	Permissão para visualizar o conteúdo do documento no formato padrão de visualização do sistema (PDF).
Visualizar Online	Permissão para visualizar o arquivo por meio de outras aplicações online: Google Drive® e OneDrive®. ⚠️Antes de visualizar o documento, será necessário informar a conta de e-mail para acesso ao Google Drive® ou OneDrive®. ⚠️ Ao consultar o documento pela visualização online, permissões para imprimir, baixar, editar, por exemplo, já não serão mais controladas pelo Sistema DOO, pois o Google Drive® e o OneDrive® permitem que o usuário possa realizar esses tipos de ações.
Visualizar Agente	O agente é um aplicativo da Useall que abre automaticamente o documento na máquina do usuário, sem que ele precise clicar para baixar e depois para abrir o arquivo. Na primeira vez que o usuário utilizar o "Visualizar agente", o navegador pedirá permissão para execução. O usuário poderá escolher a opção para confiar no aplicativo e, nas próximas utilizações, essa permissão não será mais solicitada.
Inserir	Permissão para inserir novos documentos na pasta.
Alterar	Permissão para alterar as Propriedades > Dados gerais do documento, como nome, identificação, tipo de documento e outros. Em casos de documentos SGQ, o sistema também validará se o usuário é o responsável pelo documento ou ADM. ⚠️Como a tela de dados gerais fica localizada dentro das Propriedades do documento, é necessário ter também, na Central Useall, a permissão para "Executar" Propriedades.
Imprimir	Permissão para imprimir o documento. A opção para imprimir fica disponível dentro do visualizador de PDF do sistema.
Baixar	Permissão para fazer download do documento. ⚠️Será feito o download do documento em seu formato original de arquivo, por exemplo, Word, Excel e outros.
Revisar Local	Permissão para participar da etapa de revisão do documento e utilizar o formato de revisão local (Download e Upload do arquivo).
Revisar Online	Permissão para participar da etapa de revisão do documento e utilizar o formato de revisão online por meio do Google Drive® e OneDrive®. ⚠️Antes de revisar o documento online, será necessário informar a conta de e-mail para acesso ao Google Drive® ou OneDrive®.
Solicitar Revisão	Permissão para solicitar a revisão de um documento.
Trocar de Pasta	Permite alterar o local de uma pasta.
Enviar para Lixeira	Permite remover uma pasta ou documento.
Excluir Definitivamente	Permite excluir definitivamente a pasta ou o documento encaminhado para a lixeira.
Baixar Versões Anteriores	Permite, nas Propriedades do documento > Versão, fazer o download de versões anteriores. ⚠️Como o histórico de versões fica localizado dentro das Propriedades do documento, é necessário ter também, na Central Useall, a permissão para "Executar" Propriedades.
Visualizar s/ Marca d'Água	Permite visualizar e imprimir o documento sem nenhuma marca d'água aplicada. ⚠️ É necessário ter a permissão "Visualizar" também.
Manipular Versões Anteriores	Permite, nas Propriedades do documento > Versão, excluir versões anteriores do documento. ⚠️Ao excluir versões anteriores do documento, elas serão imediatamente removidas do banco de dados. ⚠️Como o histórico de versões fica localizado dentro das Propriedades do documento, é necessário ter também, na Central Useall, a permissão para "Executar" Propriedades.

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