Assinatura Eletrônica
Objetivo
O recurso assinatura eletrônica, permite que um documento publicado no DOO (documentos SQG e documentos GED), seja enviado para assinatura eletrônica, através da plataforma Autentique® e que possa ser controlado e visualizado pelo sistema.
Funcionalidades
Para utilizar o recurso de assinatura eletrônica, é necessário habilitar a permissão "Assinatura Eletrônica" no sistema "Documentos" na Central Useall
Aviso
Para utilizar o recurso de assinatura eletrônica, é necessário entrar em contato com o time DOO para contratação e liberação da licença.
Cadastrando Signatário
Ao habilitar a permissão da assinatura eletrônica, a lista de "Signatários" ficará disponível. Essa lista, será utilizada, para selecionar quem irá assinar o documento.
Para acessar a lista de signatários, clicar no botão "Buscar no sistema"
(ou teclar F2) e pesquisar por "Signatários".
Na tela de signatários, ao clicar no botão "Novo", é possível cadastrar um signatário "Interno" ou "Externo".
O signatário interno, tem como base os dados utilizados no cadastro de usuário no DOO, trazendo o nome e o e-mail automaticamente. O campo CPF é opcional.
Já para o signatário externo, é necessário preencher todos os dados. O campo CPF é opcional
Aviso
O sistema valida o e-mail e CPF, não sendo possível cadastrar e-mail ou CPF repetido.
É possível ainda, na tela de envio para assinatura, no campo "Signatários", cadastrar um novo signatário ou editar um já existente.
Através do botão "Inativar", é possível inativar um signatário.
Enviando um Documento para Assinatura Eletrônica
Para enviar um documento para assinatura, o usuário deve além de ter a permissão habilitada, ser o responsável pelo documento ou um usuário administrador do sistema.
É possível enviar para assinatura, documentos SQG e documentos GED, com o status "Publicado". Ao selecionar um documento, clicar no botão "Mais" > "Enviar para assinatura".
Após clicar em "Enviar para assinatura", o sistema irá abrir outra tela, onde é preciso definir a data limite p/assinar e incluir os signatários.
Aviso
A data limite para assinar, não poderá ser editada.
Ao atingir essa data limite, e conter assinaturas pendentes, a solicitação de assinatura será cancelada, e o documento precisará ser enviado para assinatura novamente.Após preencher as informações, clicar no botão "Enviar para assinatura".
É possível adicionar a coluna "Assinatura Eletrônica", para que após enviar o documento para assinatura, seja mostrado um ícone no documento que foi enviado para assinatura.
Dica
É possível ordenar os documentos pela coluna "Assinatura Eletrônica" facilitando a visualização de quais documentos tem assinatura.
Para ordenar, basta clicar na coluna.Após enviar para assinatura, o documento será enviado para a Autentique®, que encaminhará um e-mail para cada signatário incluso, solicitando para realizar a assinatura.
Aviso
Após enviar o documento para assinatura, o documento será compartilhado com a Autentique®, e estará sob o gerenciamento de acesso aplicada pela plataforma.
Nesse caso, as permissões de acesso do DOO não são aplicadas ao documento se acessado pelo ambiente da Autentique®.Ao receber o e-mail da Autentique® de solicitação de assinatura, clicar em "Acessar o documento".
Ao clicar, será direcionado ao site da Autentique®, onde é necessário realizar o cadastro de login (caso não tenha).
Após realizar o cadastro de login, o documento estará disponível para assinar.
Quando todos os signatários realizarem a assinatura, o documento assinado estará disponível no sistema DOO. Para visualizar o documento assinado no sistema DOO, localizar o documento, clicar no botão "Mais" > "Visualizar documento assinado".
Aviso
O documento assinado não contará com nenhuma marca d'água ("Cópia não controlada" ou "Cópia controlada").
Aviso
Para poder visualizar o documento assinado, o usuário deve ter a permissão habilitada, ser o responsável pelo documento ou um usuário administrador do sistema.
Aviso
Após enviar um documento para assinatura eletrônica, a Autentique® não permite cancelar o processo, nem excluir o documento.
Opções Assinatura Eletrônica no Botão "Mais"
Ao enviar um documento para assinatura, o sistema habilita algumas opções:
| Campos | Descrição |
|---|---|
| Enviar para assinatura | Enviar novamente o documento para assinatura. |
| Visualizar signatários | Visualiza os signatários inseridos para assinar o documento, e o status da assinatura de cada signatário. Nesta tela também há a possibilidade de adicionar ou remover signatários. |
| Visualizar documento assinado | Visualiza o documento assinado. O documento assinado não contará com nenhuma marca d'água ("Cópia não controlada" ou "Cópia controlada"). |
| Visualizar histórico de assinaturas | Visualiza o histórico de assinaturas através do site da Autentique®. | Reenviar e-mails | Reenvia os e-mails para os signatários que ainda não realizaram a assinatura. |
Adicionar/Remover Signatários após Documento ser enviado para Assinatura
Para adicionar ou remover signatários, acesse o botão "Mais opções" e selecione "Visualizar signatários" no menu exibido.
Para adicionar signatários, utilize o campo "Signatários" e clique no botão "Adicionar".
Para remover signatários, clique no ícone "X" ao lado do nome correspondente.
Lista de Assinaturas Eletrônicas - Central Useall
Ao acessar a Central Useall , teclar F2 e pesquisar por "Assinaturas eletrônicas", é possível ter acesso a lista de todos os documentos que foram enviados para assinatura.
Aviso
É necessário ter permissão para Useall > Central > Assinatura Eletrônica para acessar a lista de Assinaturas Eletrônicas.
