Documento GED
Objetivo
Os documentos GED, são documentos que não passam por todas as etapas que os documentos SQG passam. Tendo apenas as etapas de "Em revisão" e "Publicado".
São geralmente utilizados para gerenciar certificados, contratos, comprovantes, alvarás entre outros registros da empresa.Funcionalidades
Os documentos GED contam também com os recursos de permissões, controle de validade, histórico de alterações, histórico de visualizações, histórico de downloads e outras funcionalidades.
Adicionar um Novo Documento GED
No botão "Novo" o usuário terá a opção de cadastrar "Documento GED". Após preencher os dados de cadastro, clicar no botão "Salvar" para incluir o documento.
Esse tipo de arquivo também poderá ser revisado através do botão "Mais" e opção "Revisar" ou "Revisar com", onde é possível realizar a revisão on-line, através do OneDrive® ou Google Drive®.
Após terminar a revisão, clicar no botão "Mais" > "Liberar revisão".
Adicionar um Novo Documento GED Online
Para cadastrar um documento GED de forma online, ou seja, sem a necessidade de fazer upload de arquivo. Clicar no botão "Novo" > "Documento GED Online". Após preencher os dados de cadastro, clicar no botão "Salvar", o sistema abrirá a a tela do Google Drive® ou OneDrive® para criação do documento.
Após terminar a criação/edição, clicar no botão "Mais" > "Liberar revisão", onde o documento será publicado.
Observação
Para retomar a criação/edição do documento, caso tenha fechado a janela do Google Drive® ou OneDrive®, clicar no botão 
.
Botão "Mais" para Documentos GED
Em documentos GED, o sistema possui o botão "Mais", onde é disponibilizado algumas funcionalidade como marcar um documento como favorito, possibilidade de adicionar notas e anexos, alterar as permissões do documento, alterar algumas propriedades, prorrogar a validade do documento, revisar o documento já incluso, remover o documento, enviar o documento para assinatura, fazer download, compartilhar documento através de um link, visualizar, e relatório de histórico.
✔️ Aba Dados Gerais: na aba "Dados gerais" é possível consultar e alterar alguns dados do documento, como, Nome, Pasta, Tipo de documento, Processo/Setor, ativar a opção "Controla Prazo" e o prazo de validade (prazo máximo de 999 meses).
Dica
Para alterar um documento de uma pasta para outra, no campo "Pasta", clicar no ícone 
e escolher a nova pasta.
✔️ Aba Histórico: na aba "Histórico" é possível consultar o histórico de alterações do documento, identificando os responsáveis e data de cada alteração. Também é possível consultar histórico de visualizações e histórico downloads do documento, podendo ser exportado para pdf ou xls.
✔️ Aba Versões: na aba "Versões" o sistema possibilita consultar o histórico de versões do documento, desde sua criação no sistema. Caso necessário, é possível retornar o arquivo para suas versões anteriores. Ao realizar esse processo, o sistema criará um novo número de revisão, subsequente ao atual.
Dica
Uma outra forma de visualizar um documento, seria dar duplo clique sobre o documento.
Aviso
Arquivos no formato .ods não são compatíveis com a visualização em pdf do sistema. Ao tentar visualizar o documento no formato .ods, o sistema fará o download do arquivo automaticamente.
Arquivos no formato .odt podem não ser compatíveis com a visualização em pdf do sistema. Para esses formatos de arquivos, utilizar o recurso "salvar como", no formato "Excel 97-2003" (para .ods) ou "Word 97-2003" (para .odt) antes de inserir no sistema. Arquivos com proteção de edição (senha) ou rótulos de confidencialidade não são compatíveis com a visualização em pdf do sistema.
Observação
Ao utilizar o OneDrive® ou Google Drive® para visualizar, ambos os recursos permitem a edição do documento, porém ao editar, a edição não ficará salva no sistema, preservando a integridade do documento.
Agente, é um aplicativo da Useall, que permite visualizar o documento no formato original (Word, Excel) ao invés do PDF sem fazer download.
Relatórios
Para acessar os relatórios do módulo de documentos, na tela inicial do sistema, clicar em "Relatórios" e localizar o módulo de documentos.
Onde é possível por exemplo, obter o relatório da lista mestra de documentos GED entre outros relatórios.
