Não Conformidade e Ocorrência
Objetivo
Na tela de cadastro, o usuário poderá optar pelo registro de uma ocorrência ou não conformidade.
A opção ocorrência é utilizada no cadastro de casos eventuais, que acabam não impactando na qualidade e requisitos do produto/ serviço e são tratados sem a necessidade de uma análise de causa. Já o cadastro de uma não conformidade, possibilita a análise de causa e gerenciamento das ações tomadas. A diferença sistemática entre não conformidades e ocorrência, foram explicadas no tópico "Visão Geral"Observação
As ocorrências registradas serão concluídas após a etapa de Disposição/ Ação imediata.
Funcionalidades
Acessando o módulo de não conformidades, ao clicar no botão "Novo" o sistema direciona o usuário para a tela de cadastro do registro.
Na tela de cadastro, o usuário poderá optar pelo registro de uma ocorrência ou não conformidade.
Registrando uma Não Conformidade
Ao clicar no botão "Novo" na lista geral de não conformidades, o sistema executará a tela para cadastro.
No campo "Tipo" deve ser selecionado a opção "Não conformidade" e preenchido os demais campos.
Observação
O Campo "Título" é de preenchimento opcional, caso não seja preenchido, o sistema aplicará automaticamente o título "Não conformidade Nº (número do registro)".
Quando no tipo de não conformidade/ ocorrência, estiver selecionada a opção "Utiliza produto/serviço", o sistema habilita a aba "Produto/ Serviço", onde é possível vincular um produto/ serviço para a não conformidade.
✔️ Interessados:
No campo de "Interessados" é possível selecionar os usuários que vão receber uma notificação a cada nova etapa da não conformidade registrada.
✔️ Permissões:
O campo "Permissões" possui a possibilidade de restringir a visualização da não conformidade a determinados grupos/ usuários.
Caso a opção "Restringe permissão de visualização do registro na listagem" seja habilitada, somente os usuários ou grupos inclusos no campo e usuários adm, conseguirão visualizar o registro.
Aviso
Caso a opção "Permissões" não seja configurada, o registro poderá ser visualizado por todos os usuários do sistema, que possuem permissão de visualizar o módulo Não Conformidades.
Ao concluir o cadastro dos dados iniciais da não conformidade, o usuário tem a possibilidade de salvar o registro (clicando no botão "Salvar"), que ficará com status "rascunho" ou iniciar a não conformidade (clicando no botão "Iniciar não conformidade").
Após iniciada, o usuário selecionado no campo "Responsável" irá receber uma notificação da Não conformidade em questão. Esse mesmo usuário será o responsável pelo cadastro de ações de disposição/ ação imediata, análise de causa e abertura do Plano de ação.Aviso
Enquanto o registro da não conformidade estiver em rascunho, o tipo pode ser alterado, após iniciar o registro o sistema limita essa alteração.
Etapa Aprovação
Ao optar por habilitar a etapa de "Aprovação" (configuração realizada nos Tipos de não conformidades), quando iniciada, a não conformidade será encaminhada para o usuário informado no campo "Resp. padrão pela aprov." no tipo de não conformidades e ocorrências, ou informado nos dados inicias da não conformidade como o responsável pela aprovação.
O responsável pela aprovação da não conformidade, deve aprová-la ou reprová-la. Caso o responsável reprove a não conformidade, ele será questionado se deseja encaminhá-la para reformulação ou concluir como reprovada. Caso for encaminhado para reformulação, o usuário responsável pela não conformidade, conseguirá editar os dados de abertura desse registro.
Ao aprovar a não conformidade, se habilitado a etapa "Análise de procedência" (configuração realizada nos Tipos de não conformidades) a não conformidade será encaminhada para etapa "Análise de procedência".
Caso para o tipo de registro não foi habilitada a etapa de análise de procedência, a não conformidade seguirá para etapa de disposição/ ação imediata ou análise de causa dependendo da configuração utilizado no tipo de não conformidade.Etapa Análise de Procedência
Quando habilitada a etapa "Análise de procedência" (configuração realizada nos Tipos de não conformidades), após a etapa de "Aprovação" ser concluída, a não conformidade será encaminhada para o usuário responsável pela não conformidade, onde nessa etapa esse usuário poderá dizer se a não conformidade é procedente ou improcedente.
Caso o usuário responsável marque a não conformidade como improcedente, ele será concluída como improcedente.
Ao marcar como procedente a não conformidade será encaminhada para a próxima etapa (disposição/ação imediata ou análise de causa).
Aviso
Se nos tipos de não conformidades estiver desativada a etapa adicional de "Disposição/Ação imediata" a não conformidade será encaminhada direto para a análise de causa.
Etapa Disposição/ Ação imediata
Na etapa de Disposição/ Ação imediata, o responsável pela não conformidade deve cadastrar as ações que serão tomadas para resolução do problema e cadastrar o responsável por cada ação.
Ao clicar no botão "Nova ação", o sistema apresentará a tela para cadastro das ações. Em “tipo de disposição”, o usuário deve selecionar um tipo para a ação tomada (não sendo obrigatório), e preencher os outros campos. Ao cadastrar uma ação, o sistema permite informar que a ação imediata já foi executada. Caso habilitado, ao iniciar a disposição, a ação ficará com o status "Executada". Após cadastrada as ações, o usuário deve iniciar a disposição delas.
Observação
Caso no tipo de não conformidade tenham cadastrado ações de disposição padrão, essas ações serão incluídas automaticamente pelo sistema.
Ao clicar no botão "Iniciar disposição", as ações estarão pendentes de execução. O responsável pela ação deve confirmar a execução através do ícone 
ou pelo botão 
.
Aviso
Se no tipo da não conformidade, estiver habilitado a opção "Obrigatório análise crítica/causa antes de concluir a não conformidade", será obrigatório realizar uma análise crítica/causa antes de concluir a não conformidade.
Observação
Na etapa de disposição/ ação imediata, o sistema oferece a opção de pular a etapa (a etapa irá ficar com o texto em vermelho). Nesse caso, será possível realizar a análise de causa antes da etapa de disposição/ ação imediata. Porém, antes de concluir a não conformidade, será necessário lançar ações de disposição.
Ao tentar concluir a não conformidade o sistema notifica que é necessário lançar ação de disposição, e já dá a opção para abrir a tela de cadastro. A opção de "Lançar disposição", fica disponível também na listagem das não conformidade, botão "Mais opções" > "Lançar disposição".
Na etapa Disposição/Ação imediata, o sistema disponibiliza o botão "Mais opções", com algumas funções.
| Função | Descrição |
|---|---|
| Notas e anexos | Permite incluir ao registro uma nota ou um arquivo anexo. |
| Lembretes | Permite configurar um lembrete, enviado automaticamente pelo sistema conforme configurado pelo usuário (com base na data limite das ações). |
| Reabrir | Possibilidade de reabrir uma ação que já foi executada. |
| Histórico | Permite visualizar o histórico da ação selecionada. |
Etapa Análise de Causa
O sistema possibilita a escolha de 3 métodos para análise de causa: causa simples, Ishikawa e 5 porquês.
O usuário poderá optar por utilizar apenas um dos métodos, ou utilizar mais de um método simultaneamente.
Observação
Para as não conformidades que possuem a etapa de Disposição/ Ação imediata, na etapa análise de causa, o sistema apresentará o botão "Voltar para disposição".
Esse botão poderá ser utilizado pelo responsável da não conformidade ou um usuário administrador. Quando acionado, a não conformidade retornará para a etapa de Disposição/ Ação imediata, onde é possível cadastrar novas ações, encaminhar para a etapa de análise de causa ou enviar para conclusão.
Ao selecionar o método "Causa simples", o sistema irá disponibilizar um campo texto, onde é possível descrever as causas da não conformidade.
Após definir as causas da não conformidade, clicar no botão "Salvar" e depois no botão "Definir ações" e optar pela abertura de um plano de ação ou plano de risco.
Ao registrar o método Ishikawa, basta clicar no ícone 
para adicionar as causas. É possível adicionar mais de uma causa no mesmo fator.
. O ícone 
é utilizado para apagar as causas selecionadas.
O sistema não obriga preencher todos os 6 M, podendo deixar alguns sem preencher.
O usuário deve selecionar a causa raiz clicando sobre o ícone 
. É necessário selecionar ao menos uma causa raiz, e é possível selecionar mais de uma causa raiz.
Após definir a causa raiz, basta clicar no botão "Salvar" e no botão “Definir ações” e optar pela abertura de um plano de ação ou plano de risco.
Da mesma forma que o método Ishikawa, aplicando o método dos 5 Porquês, poderão ser adicionados quantas causas forem necessárias através do ícone .
.
Para editar o dado cadastrado, clicar no ícone , o ícone é utilizado para apagar as causas selecionadas.
O sistema não obriga preencher todos os 5 porquês, podendo deixar com a quantidade que seja necessário.
Também é necessário selecionar ao menos uma causa raiz, e é possível selecionar mais de uma causa raiz.
Após definir a causa raiz, clicar no botão "Salvar" e o próximo passo seria clicar no botão "Definir ações" e optar pela abertura de um plano de ação ou plano de risco.
Definindo Ações para Tratativa - Plano de Ação
Independente do método utilizado na análise de causa, após concluído, clicar no botão "Definir ações" > "Iniciar plano de ação", o usuário será direcionado para a tela de cadastro do plano de ação.
Após escolher a opção "iniciar plano de ação", o sistema abrirá a tela para cadastro do plano de ação.
Preencher as informações na tela de cadastro do plano de ação, clicar no botão "Iniciar plano de ação".
Após iniciar o plano de ação, a não conformidade é encaminhada para a etapa "Em execução".
Nessa tela, é possível cadastrar novas etapas, novas ações e executar as ações. Para executar as ações, clicar no ícone
, o usuário será direcionado à tela de execução da ação. Após preencher o campo "O que foi feito" basta clicar em "Executar ação".
Após executar todas as ações, é necessário registrar a eficácia, concluindo como Eficaz ou Ineficaz.
✔️ Avaliando o Plano de Ação como Eficaz
O plano de ação gerado através da não conformidade, será concluído ao registrar a eficácia como "Eficaz".
✔️ Avaliando o Plano de Ação como Ineficaz
Ao registrar o plano de ação gerado através da não conformidade como ineficaz, o usuário terá a possibilidade de repetir as ações, iniciar um novo ciclo, concluir como ineficaz ou reanalisar causas da não conformidade.
Opções de reanálise:
| Opções de Reanálise | Descrição |
|---|---|
| Repetir ações | Permite criar um novo ciclo no plano de ação, repetindo as ações do ciclo anterior. As ações do novo ciclo podem ser editadas ou executadas novamente, bem como novas ações podem ser criadas. |
| Iniciar novo ciclo | Permite iniciar um novo ciclo do zero, o usuário responsável deverá criar novas ações para o plano de ação gerado através da não conformidade em questão. |
| Concluir como ineficaz | Conclui o plano de ação gerado através da não conformidade como ineficaz. |
| Reanalisar causas da NC | Permite realizar uma nova análise de causa da não conformidade, a não conformidade voltará para a etapa de "Análise de causa". |
Aviso
Mesmo concluindo o plano de ação gerado a partir da não conformidade como ineficaz, será necessário criar um novo plano de ação para a não conformidade, que seja eficaz.
Observação
O processo de criação e execução dos planos de ação, será visto com maiores detalhes no módulo plano de ação.
Definindo Ações para Tratativa - Plano de Risco
Independente do método utilizado na análise de causa, após concluído, clicar no botão "Definir ações" > "Iniciar plano de risco", o usuário será direcionado para a tela de cadastro do plano de risco.
Após escolher a opção "iniciar plano de risco", o sistema abrirá a tela para cadastro do plano de risco.
Preencher as informações na tela de cadastro do plano de risco, clicar no botão "Iniciar plano de risco".
Após iniciar o plano de risco, será possível definir as ações dos riscos ou oportunidades. Para isso, clicar no botão "Definir ações".
Após a definição de ações, a tela será atualizada e o botão “Registrar ação” será habilitado. Após clicar no botão “Registrar ação”, é necessário definir como o risco será tratado, através de controle, ação corretiva ou plano de ação. Após definir como o risco será tratado, o sistema permitirá ainda cadastrar um novo risco e oportunidade ou concluir. Ao clicar no botão "Concluir" a não conformidade irá para etapa de "Conclusão".
Observação
O processo de criação e execução dos planos de risco, será visto com maiores detalhes no módulo plano de risco.
Etapa Conclusão
Após a conclusão do plano de ação ou plano e risco, o sistema encaminhará o processo para etapa de conclusão. Para concluí-lo, basta digitar uma observação, caso necessário, e clicar em “Concluir”.
Observação
Para as não conformidades que não passaram pela etapa de análise de causa e plano de ação, o sistema apresentará na tela de conclusão, o botão "Voltar para disposição".
Esse botão poderá ser utilizado pelo responsável da não conformidade, responsável pela conclusão ou um usuário administrador. Quando acionado, a não conformidade retornará para a etapa de Disposição/ Ação imediata, onde é possível cadastrar novas ações ou encaminhar para a etapa de análise de causa.
Registrando uma Ocorrência
No campo “Tipo” deve ser selecionado a opção "Ocorrência" e preenchido os demais campos.
Observação
O Campo "Título" é de preenchimento opcional, caso não seja preenchido, o sistema aplicará automaticamente o título "Ocorrência Nº (número do registro)".
Quando no tipo de não conformidade/ ocorrência, estiver selecionado a opção "Utiliza produto/serviço", o sistema habilita a aba "Produto/Serviço", onde é possível vincular um produto/ serviço para a ocorrência.
✔️ Interessados:
No campo de "Interessados" é possível selecionar os usuários que vão receber uma notificação a cada nova etapa da ocorrência registrada.
✔️ Permissões:
O campo "Permissões" possui a possibilidade de restringir a visualização da ocorrência para determinados grupos/ usuários.
Caso a opção "Restringe permissão de visualização do registro na listagem" seja habilitada, somente os usuários ou grupos inclusos no campo e usuários adm, conseguirão visualizar o registro.
Aviso
Caso a opção "Permissões" não seja configurada, o registro poderá ser visualizado por todos os usuários do sistema, que possuem permissão de visualizar o módulo Não Conformidades.
Ao concluir o cadastro dos dados iniciais da ocorrência, o usuário tem a possibilidade de salvar o registro (clicando no botão "Salvar"), que ficará com status "rascunho" ou iniciar a ocorrência (clicando no botão "Iniciar ocorrência").
Aviso
Enquanto o registro da ocorrência estiver em rascunho, o tipo pode ser alterado, após iniciar o registro o sistema limita essa alteração.
Etapa Aprovação
Ao optar por habilitar a etapa de "Aprovação" (configuração realizada nos Tipos de não conformidades e ocorrências), quando iniciada, a ocorrência será encaminhada para o usuário informado no campo "Resp. padrão pela aprov." no tipo de não conformidades e ocorrências, ou informado nos dados inicias da ocorrência como o responsável pela aprovação.
O responsável pela aprovação, deve aprová-la ou reprová-la. Caso o responsável reprove a não conformidade, ele será questionado se deseja encaminhá-la para reformulação ou concluir como reprovada. Caso for encaminhado para reformulação, o usuário responsável pela ocorrência, conseguirá editar os dados de abertura desse registro.
Etapa Análise de Procedência
Quando habilitada a etapa "Análise de procedência" (configuração realizada nos Tipos de não conformidades), após a etapa de "Aprovação" ser concluída, a ocorrência será encaminhada para o usuário responsável pela ocorrência, onde nessa etapa esse usuário poderá dizer se a ocorrência é procedente ou improcedente.
Caso o usuário responsável marque a ocorrência como improcedente, ele será concluída como improcedente.
Ao marcar como procedente a ocorrência será encaminhada para a próxima etapa (disposição/ação imediata ou conclusão).
Aviso
Se nos tipos de não conformidades estiver desativada a etapa adicional de "Disposição/Ação imediata" a ocorrência será encaminhada direto para a conclusão.
Etapa Disposição/ Ação imediata
Se aprovada, na próxima etapa, o responsável pela ocorrência deve cadastrar as ações que serão tomadas para resolução do problema e cadastrar o responsável por cada ação.
Ao clicar no botão "Nova ação", o sistema apresentará a tela para cadastro das ações. Em "tipo de disposição", o usuário deve selecionar um tipo para a ação tomada (não sendo obrigatório), e preencher os outros campos. Ao cadastrar uma ação, o sistema permite informar que a ação imediata já foi executada. Caso habilitado, ao iniciar a disposição, a ação ficará com o status "Executada". Após cadastrada as ações, o usuário deve iniciar a disposição delas.
Observação
Caso no tipo de não conformidade tenham cadastrado ações de disposição padrão, essas ações serão incluídas automaticamente pelo sistema.
Ao clicar no botão "Iniciar disposição", as ações estarão pendentes de execução. O responsável pela ação deve confirmar a execução dela através do ícone .
Na etapa Disposição/Ação imediata, o sistema disponibiliza o botão "Mais opções", com algumas funções.
| Função | Descrição |
|---|---|
| Notas e anexos | Permite incluir ao registro uma nota ou um arquivo anexo. |
| Lembretes | Permite configurar um lembrete, enviado automaticamente pelo sistema conforme configurado pelo usuário (com base na data limite das ações). |
| Reabrir | Possibilidade de reabrir uma ação que já foi executada. |
| Histórico | Permite visualizar o histórico da ação selecionada. |
Após enviar a Ocorrência para conclusão, o usuário responsável por essa etapa, deve concluir o registro.
Etapa Conclusão
Nesta etapa o usuário responsável poderá descrever a conclusão no campo "Observação" e clicar no botão "Concluir", deste modo o registro de ocorrência estará concluído.
Na etapa de conclusão, o usuário responsável, tem a opção também de "Voltar para disposição", onde a ocorrência voltará para a etapa de "Disposição/ Ação imediata", onde poderá ser corrigida as ações, ou cadastrar novas ações.
Botão "Mais Opções"
Na listagem das não conformidades e ocorrências, o sistema disponibiliza o botão "Mais opções", com algumas funções.
| Função | Descrição |
|---|---|
| Notas e anexos | Permite incluir ao registro da não conformidade/ ocorrência uma nota ou um arquivo anexo. |
| Cancelar | Permite cancelar o registro da não conformidade/ ocorrência. Obs: O registro não pode ser cancelado após o status "Concluído". |
| Consultar | Permite consultar o registro da não conformidade/ ocorrência. |
| Copiar | Permite copiar o registro da não conformidade/ ocorrência, criando um novo registro com status "Rascunho", que pode ser alterado. | Imprimir | Permite imprimir o espelho do registro da não conformidade/ ocorrência. | Reabrir | Permite reabrir a não conformidade/ ocorrência que já foi concluída. A não conformidade/ ocorrência será reaberta no status "Aguardando conclusão". | Alterar dados | Permite alterar algumas informações como Fornecedor, Processo/ Setor, Título, Descrição, Data ocorrência e Filial na tela de cadastro da não conformidade/ ocorrência. Obs: Não permitido para registros com status "Concluído". | Alterar permissões | Permite ao usuário responsável ou usuário administrador, restringir o acesso a grupos/ usuários da não conformidade/ ocorrência. Somente os grupos/ usuários inclusos na aba conseguirão acessar o registro. | Análise crítica | Permite agrupar registros da não conformidade/ ocorrência com status "Aguardando conclusão" e "Concluído" que não passaram pela etapa análise de causa e possuem o mesmo tipo e origem a fim de aplicar uma ação corretiva. | Enviar e-mail | Permite enviar um e-mail na abertura e conclusão da não conformidade/ ocorrência para os tipos de não conformidade/ ocorrência cadastrados com origem fornecedor e que possuem a opção de envio de e-mail selecionado. | Histórico | Permite visualizar o histórico da não conformidade/ ocorrência selecionada. |
Análise Crítica
A análise crítica permite agrupar os registros da não conformidade/ ocorrência que estão aguardando conclusão ou concluídas e não tiveram uma análise de causa.
Ao vincular as não conformidades/ ocorrências, é possível iniciar uma ação corretiva ou vincular também a uma ação corretiva já criada, que esteja com o status rascunho. Para isso, basta selecionar a não conformidade/ ocorrência, botão "Mais opções" > "Análise crítica". Na tela em que o sistema abrirá, a guia "Não conformidade" permite selecionar os registros que precisam ser vinculados a uma única ação corretiva.
Ao vincular as não conformidades/ ocorrências à ação corretiva, será possível visualizar o vínculo através do histórico dos registros, botão "Mais opções" > "Histórico".
Na segunda aba "Ação corretiva" é possível visualizar o registro vinculado. Ao clicar no número da ação corretiva (grifado em azul), o usuário será direcionado ao registro em questão.
As ações corretivas dessas não conformidades, podem ser consultadas pelo menu lateral Ações Corretivas.
A partir do registro de ação corretiva, o usuário conseguirá realizar a análise de causa e consequentemente a abertura de um plano de ação, como descrito em Ações Corretivas.
Relatórios
O sistema disponibiliza alguns relatórios para o módulo de não conformidades.
Eles ficam localizados na tela inicial do sistema, clicar em "Relatórios" e localizar o módulo de não conformidades.
