Cadastrando um Plano de Ação
Objetivo
O registro do plano de ação, pode ter sua origem do módulo de Não Conformidades, Plano de Riscos, Plano de Auditoria e Indicadores, ou ser criado pelo próprio módulo de Plano de Ação, que é o que será abordado abaixo.
Funcionalidades
Acessando o módulo de plano de ação, e clicando no botão "Novo" o sistema direciona o usuário para a tela de cadastro do novo registro.
Registrando um Plano de Ação
Na aba "Dados iniciais" o usuário deverá preencher as primeiras informações para a criação do novo plano de ação.
O usuário responsável pelo plano de ação, possuíra a permissão para alterar os dados do plano, cadastrar ações e alterar datas. Após preencher os dados iniciais, o usuário responsável deve criar as ações para o plano em questão.
Observação
No campo "Data abertura", pode ser utilizado data retroativa.
Nessa aba, o sistema possibilita a criação de etapas (opcional) para estruturar e dividir o plano de ação. Um plano de ação pode haver diversas etapas, que possuem ações diferentes. Para isso, basta criar etapas no botão "Nova etapa".
O cadastro das ações, é feito pelo botão "Nova ação".
Para elaboração e definição dessas atividades, o sistema dispõe de dois métodos, o "Simples" ou o método "5W2H". Após cadastrar a ação, definir o usuário responsável por executar a ação e as datas, clicar no botão "Salvar".
Aviso
O método definido na primeira ação será aplicado para as demais ações cadastradas no mesmo plano, e não poderá ser alterado.
✔️ Dados Adicionais:
Na aba dados adicionais, no campo "Filial" o sistema possibilita alterar a filial do registro do plano de ação.
No campo "Observação" é possível informar observações do plano de ação aberto.
✔️ Interessados:
No campo "Interessados" é possível cadastrar usuários que receberão notificações na abertura e conclusão do plano de ação.
✔️ Permissões:
O campo "Permissões" possui a possibilidade de restringir a visualização do plano de ação para determinados grupos/ usuários.
Caso a opção "Restringe permissão de visualização do registro na listagem" seja habilitada, somente os usuários ou grupos inclusos no campo e usuários adm, conseguirão visualizar o registro.
Aviso
Caso a opção "Permissões" não seja configurada, o plano de ação poderá ser visualizado por todos os usuários do sistema, que possuem permissão de visualizar o módulo Plano de Ação.
Após realizar os cadastros, o plano poderá ser iniciado pelo botão "Iniciar plano de ação" ou salvo como rascunho, através do botão "Salvar".
Etapa Aprovação
Na etapa de aprovação, o usuário selecionado no início do plano de ação, poderá aprovar ou reprovar as ações cadastradas.
Para isso, basta acessar a tela de consulta, optar pela aprovação/ reprovação de cada ação e posteriormente encaminhar para a próxima etapa. Ao aprovar o plano, ele seguirá para a etapa de execução das ações.
Aviso
Mesmo o plano de ação já estando em execução, qualquer nova ação adicionada passará pela aprovação.
A ação cadastrada após o plano de ação já estar em execução, ficará com ícone em cinza
, indicando que a ação precisa ser aprovada, antes de ser executada.
Para aprovar a ação, basta seleciona-la, e clicar no botão 
ou clicar direto no ícone .
Caso o usuário responsável reprove através da opção "Reprovado", o registro poderá ser encaminhado para a etapa de reformulação, ou ser concluído como "Reprovado".
Executando as Ações
Com o plano de ação iniciado, o usuário será direcionado para a etapa "Em execução". Nesse momento, os responsáveis por cada ação cadastrada na tela anterior, serão notificados da necessidade de executarem suas ações.
Esses responsáveis deverão executar as ações através do ícone
ou no botão 
.
Observação
Apenas os usuários responsáveis pela ação cadastrada ou um usuário administrador, possuem permissão para executar as ações cadastradas.
Clicando no ícone ou no botão , o usuário será direcionado à tela de execução da ação. Após preencher o campo "O que foi feito" basta clicar em "Executar ação".
Gráfico de Gantt
O sistema permite a visualização do gráfico de Gantt do plano de ação, onde é possível ver o avanço das diferentes etapas.
As etapas serão mostradas na cor azul, e as ações serão mostradas na cor verde. Podendo ser visualizado de forma diário, mensal, semestral e anual.
Botão "Mais Opções"
Selecionando uma ação e clicando no botão "Mais opções" é possível incluir notas e anexos, cadastrar lembretes, reabrir ações (para ações concluídas), cancelar ações (usuário com permissão), alterar dados, copiar e acessar o histórico.
| Campos | Descrição |
|---|---|
| Notas e anexos | Permite anexar ao registro do plano de ação uma nota ou um arquivo anexo. |
| Lembretes | Permite configurar um lembrete, enviado automaticamente pelo sistema conforme configurado pelo usuário (com base na data início/ fim das ações). |
| Reabrir | Possibilidade de reabrir uma ação que já foi executada. |
| Cancelar | Permite cancelar a ação selecionada (ação continua na listagem das ações). OBS: Não é possível cancelar ações já executadas. |
| Alterar dados | Permite alterar algumas informações da ação como: Etapa, O que?, Quem? e Data início e Data fim. OBS: Não permitido para registros com status "Concluído". |
| Copiar | Permite copiar a ação, criando uma nova ação, que pode ser alterada. |
| Histórico | Permite visualizar o histórico da ação selecionada. |
Após a realização de todas as ações cadastradas no plano, o sistema irá para a etapa de Verificação da eficácia.
Verificação da Eficácia
Nesta etapa, é necessário registrar a eficácia do plano de ação, concluindo como Eficaz ou Ineficaz.
Avaliando o Plano de Ação como Eficaz
O plano de ação será concluído ao registrar a eficácia como "Eficaz".
Avaliando o Plano de Ação como Ineficaz
Ao registrar um plano de ação como ineficaz, o usuário terá a possibilidade de reanalisar as ações.
Concluindo o plano como ineficaz, é necessário realizar uma reanálise, para isso, clicar no botão "Reanálise", e selecionar uma das opções disponíveis.
Opções de reanálise:
| Opções de Reanálise | Descrição |
|---|---|
| Repetir ações | Permite criar um novo ciclo no plano de ação, repetindo as ações do ciclo anterior. As ações do novo ciclo podem ser editadas ou executadas novamente, bem como novas ações podem ser criadas. |
| Iniciar novo ciclo | Permite iniciar um novo ciclo do zero, o usuário deverá criar novas ações para o plano de ação em questão. |
| Concluir como ineficaz | Conclui o plano de ação como ineficaz. |
Ao selecionar a opção "Repetir ações" o sistema habilitará uma nova aba com a identificação "Ciclo atual".
Nessa aba, é possível editar as ações, remover as ações, criar novas ações e criar novos ciclos. Nessa aba, será habilitado um novo botão para reiniciar o plano de ação. Após "Reiniciar plano", basta seguir novamente os passos para criação, aprovação, execução e conclusão de ações.
Ao selecionar a opção "Iniciar novo ciclo", o sistema habilitará uma nova aba com a identificação "Ciclo atual".
Nessa aba, é possível criar as novas ações e novos ciclos. Nessa aba também, será habilitado um novo botão para reiniciar o plano de ação. Após "Reiniciar plano", basta seguir novamente os passos para criação, aprovação, execução e conclusão de ações.
Ao selecionar a opção "Concluir como ineficaz", o plano de ação irá ser concluído como Ineficaz.
Botão "Mais Opções"
Na listagem dos planos de ação, o sistema disponibiliza o botão "Mais opções", com algumas funções.
| Função | Descrição |
|---|---|
| Notas e anexos | Permite incluir ao registro do plano de ação uma nota ou um arquivo anexo. |
| Cancelar | Permite cancelar o registro do plano de ação. Obs: O registro não pode ser cancelado após o status "Concluído". |
| Consultar | Permite consultar o registro do plano de ação. |
| Copiar | Permite copiar o registro do plano de ação, criando um novo registro com status "Rascunho", que pode ser alterado. | Imprimir | Permite imprimir o espelho do registro do plano de ação. | Alterar dados | Permite alterar algumas informações como Processo/ Setor, Título, Objetivo e Data abertura na tela de cadastro do plano de ação. Obs: Não permitido para registros com status "Concluído". | Reabrir | Permite reabrir o plano de ação que já foi concluído. O plano de ação será reaberto no status "Aguardando eficácia". | Iniciar | Permite iniciar o plano de ação quando o mesmo está no status "Rascunho". | Alterar permissões | Permite ao usuário responsável ou usuário administrador, restringir o acesso a grupos/ usuários do plano de ação. Somente os grupos/ usuários inclusos na aba conseguirão acessar o registro. | Lembretes da eficácia | Permite cadastrar lembretes para a verificação da eficácia. | Lembretes para ações | Permite cadastrar lembretes para a execução das ações cadastradas (com base na data início/ fim das ações). | Histórico | Permite visualizar o histórico de atividades do plano de ação. |
Relatórios
O sistema disponibiliza alguns relatórios para o módulo de plano de ação.
Eles ficam localizados na tela inicial do sistema, clicar em "Relatórios" e localizar o módulo de plano de ação.
