Cadastrando um Plano de Auditoria
Objetivo
Através do plano de auditoria, realizamos o planejamento do: cronograma de auditoria, requisitos e questões que serão auditadas.
Também realizamos a execução da auditoria, incluindo as evidências e os resultados das questões: Conforme, Não conforme, Oportunidade de melhoria, Risco ou Não aplicável. É possível gerar/ vincular: não conformidade, plano de ação ou plano de risco junto a questão da auditoria.Funcionalidades
Acessando o módulo de plano de auditoria, e clicando no botão "Novo" o sistema direciona o usuário para a tela de cadastro do novo registro.
Registrando um Plano de Auditoria
Na aba "Dados iniciais" o usuário deverá cadastrar as primeiras informações do plano de auditoria.
Campos para cadastro do plano de auditoria:
| Campos | Descrição |
|---|---|
| Filial | Por padrão a filial é a que o usuário está logado. |
| Tipo de Auditoria | Selecionar o tipo de auditoria que será realizado. |
| Norma | A norma que a auditoria seguirá. O sistema já traz o campo preenchido automaticamente conforme o tipo selecionado, pois a norma é vinculada ao tipo de auditoria. |
| Título | Inserir um título para o plano de auditoria. |
| Objetivo | Inserir um objetivo para o plano de auditoria. |
| Responsável | Usuário responsável pelo plano de auditoria. |
| Auditor líder | Auditor responsável por todas as auditorias cadastradas no plano de auditoria. |
| Data | Data do plano de auditoria, podendo ser retroativa. |
| Plano Executado por Terceiros | Utilizado para auditorias realizadas por um órgão/ empresa externa. Ao selecionar a opção e preencher os setores auditados nesta auditoria, o plano seguirá para a etapa de conclusão. |
Para cadastrar os processos/ setores que serão auditados, basta clicar no botão "Nova auditoria".
Após isso, a tela de cadastro de auditorias setoriais será aberta.
✔️ Aba Geral
Na aba “Geral” o usuário deve cadastrar o setor da empresa que será auditado, bem como o responsável do setor e a data prevista para auditoria.
✔️ Aba Equipe Auditora
Nessa aba, é necessário informar a equipe responsável pela auditoria cadastrada.
Ao cadastrar uma equipe, é necessário informar um auditor responsável, que ficará encarregado de auditar as questões no sistema.
✔️ Aba Requisitos
Na aba requisitos, é necessário selecionar os requisitos (cadastrados na norma) que serão auditados na auditoria criada.
Para selecionar os requisitos presentes na auditoria, o usuário deve selecioná-lo e clicar no botão
para adiciona-lo.
Após estabelecidos os requisitos presentes, o usuário deve salvar a auditoria criada.
✔️ Interessados:
No campo de "Interessados" é possível cadastrar usuários que receberão notificações a cada novo status da auditoria.
✔️ Permissões:
Por padrão, o plano de auditoria pode ser visualizado apenas pelos usuários enquadrados na seguinte regra:
Usuários que conseguirão ver o plano de auditoria:
Dica
Caso um usuário não se encaixe nessa regra e precise visualizar o registro, é necessário incluí-lo na aba "Interessados".
Dica
Para editar um plano de auditoria, na tela principal do módulo de plano de auditoria, clicar no ícone 
e realizar a edição.
Aviso
Somente o usuário responsável pelo plano de auditoria, o auditor líder e um usuário administrador tem a permissão para editar a auditoria nessa tela.
Executando o Plano de Auditoria
Após a definição do tipo de auditoria, norma e o cadastro das auditorias setoriais, ao retornar para tela do plano de auditoria (aba dados iniciais), o usuário tem a possibilidade de iniciar o plano de auditoria clicando no botão "Iniciar planejamento" ou salvá-lo no status "Rascunho", clicando no botão "Salvar".
Caso o usuário opte por salvar o plano de auditoria, o registro ficará no status "Rascunho" e poderá ser iniciado através da botão "Mais opções" > "Iniciar planejamento", ou clicando no ícone 
através no botão "Iniciar planejamento".
Ao clicar no botão "Iniciar planejamento", o plano estará com status "Em planejamento" e as auditorias cadastradas estarão no status "Elaborando checklist".
Elaborando o Checklist da Auditoria
Na tela de consulta do plano de auditoria, serão exibidas as auditorias cadastradas anteriormente, que podem ser editadas.
Para editá-las ou elaborar um novo checklist de auditoria do setor basta clicar no ícone
.
Aviso
Somente o usuário responsável pelo plano de auditoria, o auditor líder e um usuário administrador tem a permissão para editar a auditoria nessa tela.
Na tela de consulta da auditoria (clicando no ícone 
), o sistema permite que o usuário possa adicionar novos requisitos (já cadastrados na norma selecionada) através do botão "Novo requisito" e também cadastrar novas questões em cada requisito, clicando no botão "Nova questão".
Auditando os Processos/ Setores
Na tela de consulta da auditoria, é necessário auditar as questões cadastradas, para isso basta selecioná-la e clicar no ícone 
ou no botão 
.
Após registrar os dados de evidência, selecionar o resultado "Conforme", será necessário clicar no botão "Auditar questão".
No exemplo, a aba "Entrevista" foi habilitada no cadastro das normas, na aba requisitos, por isso está presente na tela de auditoria da questão. Caso o auditor necessite informar algum dado sobre a entrevista realizada no setor, basta informar no campo "Entrevista".
Ao auditar uma questão como "Não conforme", o usuário será questionado se deseja abrir um registro de não conformidade para a questão auditada.
Caso opte pela opção sim, a tela de registro do módulo de Não Conformidades será aberta, trazendo algumas informações da questão auditada.
Observação
O processo de abertura do registro de não conformidade, está descrito no módulo Não Conformidades
Aviso
Para que seja possível cadastrar uma não conformidade, é necessário ter o módulo Não Conformidades contratado.
Ao clicar na opção não, a questão será auditada sem a abertura do registro de não conformidade.
Caso necessário esse registro poderá ser gerado através do botão "Mais opções" > "Gerar não conformidade" ou na conclusão da auditoria.
Ao auditar uma questão como "Op. melhoria", o usuário será questionado se deseja abrir um registro de plano de ação para a questão auditada.
Caso opte pela opção sim, a tela de registro do módulo de Plano de Ação será aberta, trazendo algumas informações da questão auditada.
Observação
O processo de abertura do registro de plano de ação, está descrito no módulo Plano de Ação
Aviso
Para que seja possível cadastrar uma oportunidade de melhoria, é necessário ter o módulo Plano de Ação contratado.
Ao clicar na opção não, a questão será auditada sem a abertura do registro de plano de ação.
Caso necessário esse registro poderá ser gerado através do botão "Mais opções" > "Gerar plano de ação" ou na conclusão da auditoria.
Ao auditar uma questão como "Risco", o usuário será questionado se deseja abrir um registro de plano de risco para a questão auditada.
Caso opte pela opção sim, a tela de registro do módulo de Plano de Risco será aberta, trazendo algumas informações da questão auditada.
Observação
O processo de abertura do registro de plano de risco, está descrito no módulo Plano de Risco
Aviso
Para que seja possível cadastrar um risco, é necessário ter o módulo Plano de Risco contratado.
Ao clicar na opção não, a questão será auditada sem a abertura do registro de plano de risco.
Caso necessário esse registro poderá ser gerado através do botão "Mais opções" > "Gerar plano de risco" ou na conclusão da auditoria.
O sistema permite, auditar uma questão como não aplicável, para casos onde a questão não se aplica a auditoria.
Concluindo a Auditoria
Após todas as questões auditadas o botão "Concluir auditoria" será habilitado. Ao concluir a auditoria, há a possibilidade de gerar os registros de Não conformidade, Plano de ação e Plano de risco, que não foram gerados ao avaliar a questão.
Concluindo o Plano de Auditoria
Após a conclusão de todas as auditorias setoriais, para concluir o plano de auditoria, na tela de visualização das auditorias basta clicar no botão "Concluir plano auditoria". O sistema abrirá a janela para inserir os dados de conclusão.
Observação
Para executar esta ação todas as auditorias do plano devem estar concluídas.
Dica
Ao concluir a última auditoria setorial, o sistema vai perguntar se já deseja concluir o plano de auditoria.
Botão "Mais Opções" das Questões da Auditoria
Na listagem das questões das auditorias setoriais, o sistema permite algumas opções através do botão "Mais opções".
| Opção | Descrição |
|---|---|
| Notas e anexos | Permite incluir na questão uma nota ou um arquivo anexo. |
| Cancelar | Permite cancelar a questão da auditoria. Obs: A questão ainda constará na auditoria com o status "Cancelado". |
| Reabrir | Permite reabrir uma questão que já foi auditada. |
| Gerar não conformidade / plano de ação / plano de risco | Permite gerar uma não conformidade / plano de ação / plano de risco de acordo com o "Resultado" da questão. |
| Histórico | Permite visualizar o histórico de atividades da questão da auditoria |
Botão "Mais Opções" das Auditorias
Na listagem das auditorias setoriais, o sistema permite algumas opções através do botão "Mais opções".
| Opção | Descrição |
|---|---|
| Notas e anexos | Permite incluir ao registro da auditoria uma nota ou um arquivo anexo. |
| Lembretes | Permite cadastrar lembretes para a auditoria. |
| Prorrogar | Permite prorrogar a data e hora da auditoria. |
| Reabrir | Permite reabrir a auditoria que já foi concluída. |
| Cancelar | Permite cancelar a auditoria. Obs: O registro ficará com o status "Cancelado" e não pode ser cancelado após o status "Concluído". |
| Copiar | Permite criar uma nova auditoria com as mesmas informações da auditoria copiada. Esses dados poderão ser alterados na tela de abertura do registro. |
| Imprimir | Permite imprimir o espelho da auditoria, do processo/setor selecionado. |
| Redefinir peso questões | Permite redefinir o peso das questões que foram definidos no tipo de plano de auditoria. Obs: Será redefinido o peso apenas das questões não auditadas ou reabertas. |
| Histórico | Permite visualizar o histórico de atividades da auditoria. |
Botão "Mais Opções" dos Planos de Auditorias
Na listagem dos planos de auditorias, o sistema permite algumas opções através do botão "Mais opções".
| Opção | Descrição |
|---|---|
| Notas e anexos | Permite anexar ao plano de auditoria uma nota ou um arquivo anexo. | Cancelar | Permite cancelar o plano de auditoria. Obs: O registro ficará com o status "Cancelado" e não pode ser cancelado após o status “Concluído”. |
| Consultar | Permite consultar o registro do plano de auditoria. |
| Copiar | Permite criar um novo plano de auditoria com as mesmas informações do plano copiado. Esses dados poderão ser alterados na tela de abertura do registro. |
| Imprimir | Permite imprimir o espelho do plano de auditoria |
| Reabrir | Permite reabrir o plano de auditoria que já foi concluído. |
| Iniciar planejamento | Permite iniciar os planos de auditoria com status "Rascunho". | Alterar permissões | Permite restringir acesso de determinados grupos ou usuários. |
| Alterar dados | Permite alterar algumas informações como Título, Objetivo e Data na tela de cadastro do plano de auditoria. Obs: Não permitido para registros com status "Concluído". |
| Histórico | Permite visualizar o histórico de atividades do plano de auditoria. |
Relatórios
O sistema disponibiliza alguns relatórios para o módulo de plano de auditoria.
Eles ficam disponíveis na tela inicial do sistema, clicar em "Relatórios" e localizar o módulo de plano de auditoria.
Relatório Geral do Plano de Auditoria
Para emitir um relatório geral do plano de auditoria, na tela inicial do módulo (listagem dos planos de auditoria), selecionar o plano desejado e através do botão "Mais opções", selecionar a opção "Imprimir".
Na opção "filtros" > campo "Modelo" temos as opções do modelo "Padrão" e o modelo "Detalhado". O sistema disponibiliza a opção para emitir o relatório com as notas e anexos inclusos nas questões.
Relatório de uma Auditoria Específica
Para emitir um relatório de uma auditoria específica, dentro do plano de auditoria, o usuário deve selecionar a auditoria desejada e através do botão "Mais opções", selecionar a opção "Imprimir".
O sistema disponibiliza a opção para emitir o relatório com as notas e anexos inclusos nas questões.
Dica
Há também a possibilidade de imprimir o relatório na tela principal da auditoria em questão, clicando no ícone 
.
