Cadastrando um Plano de Risco

Objetivo
Funcionalidades

Objetivo

O módulo Plano de Risco possibilita a: análise, controle e acompanhamento dos riscos e oportunidades mapeados nos processos da organização.

Funcionalidades

Acessando o módulo de plano de riscos, e clicando no botão "Novo" o sistema direciona o usuário para a tela de cadastro do novo registro.

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Registrando um Plano de Risco

Aba Dados Iniciais

Na aba "Dados iniciais" o usuário deverá cadastrar as primeiras informações do plano de risco.

Campos para cadastro do plano de risco:

Campos	Descrição
Contexto	Origem do risco ou oportunidade: interna/externa
Classificação contexto de risco	O contexto em que o risco/oportunidade está inserido, vinculado a origem interna ou externa (campo cadastrável).
Processo de risco	Processo ou setor do risco/oportunidade, microambiente. (campo cadastrável)
Título	Inserir um título para o plano de risco.
Objetivo	Inserir um objetivo para o plano de risco.
Responsável	Usuário responsável pelo plano de risco.
Resp. abertura	Usuário responsável pelo abertura do plano de risco.
Filial	Por padrão a filial é a que o usuário está logado
Data	Data do plano de risco, podendo ser retroativa.
Processo/Setor	Processo/setor do plano de risco.

Após preencher os dados iniciais é necessário cadastrar os riscos ou oportunidades através da aba "Riscos".

Aba Riscos

Para iniciar o cadastro basta clicar o botão "Novo"

✔️ Cadastro de Riscos:

Para cadastrar os riscos basta clicar na opção "Tipo" e selecionar a opção "Risco".

Campos para cadastro do risco:

Campos	Descrição
Tipo	Permite escolher entre cadastrar um risco ou uma oportunidade
Atividade	Atividade em que o risco foi identificado. (campo cadastrável).
Responsável	Usuário responsável pelo risco.
Risco	Inserir a descrição para o risco mapeado.
Tipo de risco	Classificar o tipo de risco (lista padrão do sistema).
Causa	Possibilidade de inserir possível causa para o risco.
Efeito	Possibilidade de inserir possível efeito para o risco.
Classificação de risco	Permite classificar riscos e oportunidades. Basta clicar na célula correspondente ao nível de impacto e probabilidade e o resultado da classificação será calculado automaticamente.
Observação	Possibilidade de inserir uma observação para o risco.
Terá próxima análise antes da conclusão do plano de risco?	Possibilidade de cadastrar uma nova análise, antes da conclusão do plano de risco.
Próxima análise	Possibilidade para definir o prazo para a próxima análise (campo disponível quando a opção acima estiver habilitada).

Informação

Cálculo utilizado para a matriz de risco.

Informação

Cálculo utilizado para a matriz de oportunidade.

✔️ Cadastro de Oportunidades:

Para cadastrar oportunidades, clicar na opção "Tipo" e selecionar a opção "Oportunidade". Ao selecionar esta opção o sistema automaticamente ocultará alguns campos de cadastro.

Campos para cadastro da oportunidade:

Campos	Descrição
Tipo	Permite escolher entre cadastrar um risco ou uma oportunidade
Atividade	Atividade em que a oportunidade foi identificada. (campo cadastrável).
Responsável	Usuário responsável pela oportunidade.
Oportunidade	Inserir a descrição para a oportunidade mapeada.
Tipo de oportunidade	Classificar o tipo de oportunidade (lista padrão do sistema).
Classificação de oportunidade	Permite classificar riscos e oportunidades. Basta clicar na célula correspondente ao nível de impacto e probabilidade e o resultado da classificação será calculado automaticamente.
Observação	Possibilidade de inserir uma observação para a oportunidade.
Terá próxima análise antes da conclusão do plano de risco?	Possibilidade de cadastrar uma nova análise, antes da conclusão do plano de risco.
Próxima análise	Possibilidade para definir o prazo para a próxima análise (campo disponível quando a opção acima estiver habilitada).

Aba Complemento

✔️ Interessados:

Através da aba "Interessados" é possível cadastrar usuários que receberão notificações na abertura e conclusão do plano de riscos.

✔️ Permissões:

O campo "Permissões" possui a possibilidade de restringir a visualização do plano de risco para determinados grupos/ usuários.

Caso a opção "Restringe permissão de visualização do registro na listagem" seja habilitada, somente os usuários ou grupos inclusos no campo e usuários adm, conseguirão visualizar o registro.

Aviso

Caso a opção "Permissões" não seja configurada, o registro poderá ser visualizado por todos os usuários do sistema, que possuem permissão de visualizar o módulo Plano de Riscos.

Visualizando o Plano de Risco

Na tela de consulta do plano de risco, é possível visualizar a Matriz de risco, imprimir o relatório do plano e visualizar de forma gráfica os riscos/oportunidades que possuem reanálise.

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Observação

Caso na criação do plano de risco, o campo "Classificação de risco" não for classificado, o status do risco ficará "Não analisado".

Será necessário realizar análise do risco, através do botão "Mais opções" > "Analisar.

Botão "Mais Opções" na Consulta do Plano de Risco

Na consulta de um plano de risco, o sistema permite algumas opções através do botão "Mais opções".

Opção	Descrição
Notas e anexos	Permite anexar ao registro do risco/oportunidade uma nota ou um arquivo anexo.
Lembretes	Permite cadastrar lembretes para o risco/oportunidade que possuem próxima reanalise.
Cancelar	Permite cancelar o registro do risco/ oportunidade. O registro ainda constará no plano de risco com o status "Cancelado".
Analisar	Permite visualizar o processo e analisar o risco/oportunidade.
Alterar responsável	Permite alterar o responsável pelo risco/oportunidade do registro selecionado.
Prorrogar	Permite prorrogar a data da próxima análise.
Vincular não conformidade	Permite vincular não conformidades abertas ao plano de risco.
Imprimir	Permite imprimir o espelho de registro do plano de risco.
Histórico	Permite visualizar o histórico de atividades do plano de risco.

Definindo Ações

Para definir as ações dos riscos ou oportunidades basta selecionar o registro desejado e clicar no botão "Definir Ações".

Após habilitar a etapa de definição de ações, a tela será atualizada e o botão "Registrar ação" será habilitado.

Após clicar no botão, é necessário definir como o risco será tratado, Através de ação: "Controle", "Ação corretiva" ou "Plano de ação".

Registrando um Controle

Ao selecionar esta opção o usuário poderá registrar um controle para o risco ou oportunidade.

No campo "Tipo controle de risco" basta informar uma das opções de controle, o campo "Usuário responsável" corresponde ao usuário que deve receber uma notificação da data configurada como lembrete para controlar o registro, e a possibilidade de adicionar usuário "Interessados", que receberão notificação do registro da ação.

Ao registrar um controle para os riscos ou oportunidades que não possuem o campo próxima reanalise selecionado, o registro será concluído.

Caso o campo tenha próxima reanalise, o registro ficará com o status "Aguardando reanálise".

Observação

Após o cadastro do "Controle" é possível visualizar as informações através do recurso "Histórico".

Registrando uma Ação Corretiva

Ao selecionar a opção ação corretiva, o usuário será direcionado para tela de cadastro do registro.

O processo de abertura do registro de ação corretiva, está descrito no módulo Não Conformidades > Ação Corretiva

Aviso

É necessário concluir a ação corretiva para finalizar o plano de risco.

Registrando um Plano de Ação

Ao selecionar a opção plano de ação, o usuário será direcionado para tela de cadastro do registro.

O processo de abertura do registro de plano de ação, está descrito no módulo Plano de Ação

Aviso

Para finalizar o plano de risco será necessário concluir o plano de ação.

Reanálise do Risco e Oportunidade

Após a etapa de definição das ações, os registros que possuem reanálise, apresentarão o status "Aguardando reanálise".

Para reanalisar o risco/ oportunidade, basta selecionar o registro e depois no botão "Mais opções" clicar em "Reanalisar".

Ao selecionar a opção, a tela de reanalise do risco/ oportunidade será aberta. Nela o usuário poderá avaliar a nova situação de probabilidade x impacto do risco/ oportunidade e registrar uma observação.

Ao permanecer com a opção "Terá próxima análise antes da conclusão do plano de risco" habilitada, o sistema entenderá que o risco/ oportunidade deverá ser reanalisado novamente, após o novo registro de ação.

Matriz de Riscos e Oportunidades

Em qualquer etapa da consulta do plano de risco, a matriz de riscos e oportunidades poderá ser consultada, o sistema permite uma visão geral das classificações.

Para acessar esta opção, basta clicar no ícone

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Concluindo o Plano de Risco

Para concluir o plano de risco o usuário deve clicar no botão "Concluir", para executar esta função todos os registros de riscos e oportunidades devem estar com o status "Concluído".

Aviso

Caso o risco esteja com a opção "Terá próxima análise antes da conclusão do plano de risco" habilitada, o risco não ficará com o status "Concluído". Para que o risco fique com o status "Concluído", em alguma das reanálises, essa opção deverá ser desabilitada.

Botão "Mais Opções" na Tela Geral do Plano de Risco

Na tela geral do plano de risco, o sistema permite algumas opções através do botão "Mais opções".

Opção	Descrição
Notas e anexos	Permite anexar ao plano de risco uma nota ou um arquivo anexo.
Cancelar	Permite cancelar o plano de risco. O plano de risco não pode ser cancelado após o status "Concluído" ou se um risco estiver com status "Concluído".
Consultar	Direciona o usuário para consulta do registro do plano de risco.
Copiar	Permite criar um novo plano de risco com as mesmas informações do plano copiado. Esses dados podem ser alterados na tela de abertura do registro.
Imprimir	Permite imprimir o espelho do registro do plano de risco.
Enviar para identificação/análise	Permite encaminhar o plano de risco com status "Rascunho" para a etapa de análise.
Concluir	Permite concluir o registro do plano de risco. Obs: Todas os riscos/oportunidades devem estar concluídos.
Alterar permissões	Permite restringir acesso para determinados grupos ou usuários.
Alterar dados	Permite alterar algumas informações como Título, Objetivo, Processo/Setor e Data na tela de cadastro do plano de risco. Obs: Não permitido para registros com status "Concluído".
Histórico	Permite visualizar o histórico de atividades do plano de risco.

Relatórios

O sistema disponibiliza alguns relatórios para o módulo de plano de risco.

Eles ficam localizados na tela inicial do sistema, clicar em "Relatórios" e localizar o módulo de plano de risco.

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