Documento GED

• Objetivo
• Funcionalidades

Objetivo

Os documentos GED não passam por todas as etapas dos documentos SGQ. Eles possuem apenas as etapas "Em revisão" e "Publicado".

São geralmente utilizados para gerenciar certificados, contratos, comprovantes, alvarás, entre outros registros da empresa.

Funcionalidades

Os documentos GED contam também com os recursos de permissões, controle de validade, histórico de alterações, histórico de visualizações, histórico de downloads e outras funcionalidades.

❮

❯

Adicionar um Novo Documento GED

No botão "Novo", o usuário terá a opção de cadastrar "Documento GED". Após preencher os dados de cadastro, clicar no botão "Salvar" para incluir o documento.

❮

❯

Esse tipo de arquivo também poderá ser revisado por meio do botão "Mais", opção "Revisar" ou "Revisar com", sendo possível realizar a revisão on-line pelo OneDrive® ou Google Drive®.

Após terminar a revisão, clicar no botão "Mais" > "Liberar revisão".

❮

❯

Adicionar um Novo Documento GED Online

Para cadastrar um documento GED de forma online, ou seja, sem a necessidade de fazer upload de arquivo, clicar no botão "Novo" > "Documento GED Online". Após preencher os dados de cadastro e clicar no botão "Salvar", o sistema abrirá a tela do Google Drive® ou OneDrive® para a criação do documento.

❮

❯

Após terminar a criação/edição, clicar no botão "Mais" > "Liberar revisão" para que o documento seja publicado.

Observação

Para retomar a criação/edição do documento, caso tenha fechado a janela do Google Drive® ou OneDrive®, clicar no botão .

Botão "Mais" para Documentos GED

Em documentos GED, o sistema possui o botão "Mais", no qual são disponibilizadas algumas funcionalidades, como marcar um documento como favorito, adicionar notas e anexos, alterar as permissões do documento, alterar algumas propriedades, prorrogar a validade do documento, revisar o documento já incluso, remover o documento, enviar o documento para assinatura, fazer download, compartilhar o documento por meio de um link, visualizar e gerar o relatório de histórico.

Marcar como Favorito: para marcar um documento como favorito, basta selecioná-lo e clicar no botão "Mais" > "Marcar como favorito" ou clicar na estrela ao lado do documento.

Os documentos e pastas listados como "Favorito" ficarão com o ícone de estrela preenchido.

❮

❯

Notas e Anexos: neste campo "Notas e anexos", é possível incluir comentários e evidências do documento anexado.

❮

❯

Permissões: nessa opção, é possível alterar individualmente as permissões do documento, tornando-as diferentes das permissões da pasta em que ele está inserido. Também é possível definir uma restrição específica para determinado documento.

Por exemplo, colocando um usuário na aba "Usuários", apenas esse usuário terá acesso a esse documento.

❮

❯

Propriedades: na opção "Propriedades", é possível gerenciar alguns dados do documento inserido.

✔️ Aba Dados Gerais: na aba "Dados gerais", é possível consultar e alterar alguns dados do documento, como Nome, Pasta, Tipo de documento, Processo/Setor, ativar a opção "Controla Prazo" e o prazo de validade (prazo máximo de 999 meses).

Dica

Para alterar um documento de uma pasta para outra, no campo "Pasta", clicar no ícone e escolher a nova pasta.

✔️ Aba Histórico: na aba "Histórico", é possível consultar o histórico de alterações do documento, identificando os responsáveis e a data de cada alteração. Também é possível consultar o histórico de visualizações e o histórico de downloads do documento, que podem ser exportados para pdf ou xls.

❮

❯

✔️ Aba Versões: na aba "Versões", o sistema possibilita consultar o histórico de versões do documento, desde sua criação no sistema. Caso necessário, é possível retornar o arquivo para suas versões anteriores. Ao realizar esse processo, o sistema criará um novo número de revisão, subsequente ao atual.

Prorrogar Validade: para prorrogar a validade do documento, selecionar a opção e alterar a data, colocando a nova validade desejada. No campo "Motivo", é possível justificar a prorrogação da validade. Esse motivo fica registrado no histórico do documento.

❮

❯

Revisar e Revisar Com: nas opções "Revisar" e "Revisar com", é possível iniciar a revisão do documento selecionado. O sistema permite revisar localmente (fazendo download e upload do arquivo) ou on-line, por meio do OneDrive® ou Google Drive®.

❮

❯

Liberar Revisão: permite liberar a revisão do documento, tanto revisão local como on-line.

❮

❯

Cancelar Revisão: permite cancelar a revisão do documento.

Remover: permite excluir um ou mais documentos selecionados, que serão enviados para a Lixeira. Para recuperá-los ou excluí-los definitivamente, acesse a Lixeira do sistema.

Enviar para assinatura: permite enviar o documento para assinatura eletrônica. Detalhes disponíveis em Assinatura eletrônica.

Fazer Download: permite baixar o documento no formato original em que foi inserido no sistema.

Compartilhar Documento: permite compartilhar um documento através de um link com validade (máximo de 360 dias).

❮

❯

Visualizar: permite visualizar o documento no formato pdf.

❮

❯

Dica

Outra forma de visualizar um documento é dar um duplo clique sobre ele.

Aviso

Arquivos no formato .ods não são compatíveis com a visualização em pdf do sistema. Ao tentar visualizar o documento no formato .ods, o sistema fará o download do arquivo automaticamente.

Arquivos no formato .odt podem não ser compatíveis com a visualização em pdf do sistema.

Para esses formatos de arquivos, utilizar o recurso "salvar como", no formato "Excel 97-2003" (para .ods) ou "Word 97-2003" (para .odt) antes de inserir no sistema.

Arquivos com proteção de edição (senha) ou rótulos de confidencialidade não são compatíveis com a visualização em pdf do sistema.

Visualizar com: permite utilizar outros recursos para visualizar o documento, como o OneDrive®, Google Drive® e o Agente.

❮

❯

Observação

Ao utilizar o OneDrive® ou Google Drive® para visualizar, ambos os recursos permitem a edição do documento; porém, a edição não ficará salva no sistema, preservando a integridade do documento.

O Agente é um aplicativo da Useall que permite visualizar o documento no formato original (Word, Excel), em vez de PDF, sem fazer download.

Relatório Histórico: traz em forma de relatório todo o histórico de alterações que o documento sofreu.

❮

❯

Relatórios

Para acessar os relatórios do módulo de documentos, na tela inicial do sistema, clicar em "Relatórios" e localizar o módulo de documentos.

Nesse local, é possível obter, por exemplo, o relatório da lista mestra de documentos GED, entre outros.

Voltar ao topo