Link Externo
Objetivo
Permite que um usuário externo ao DOO (fornecedor), defina e registre as tratativas (etapas "Análise de causa" e "Plano de Ação") para uma não conformidade.
Funcionalidades
Para utilizar o link externo, é necessário configurar os dados iniciais padrão utilizados na abertura do plano de ação pelo fornecedor.
Para realizar a configuração, acessar a Parametrização DOO > Plano de Ação.Nessa configuração, serão definidos o tipo de plano de ação e os responsáveis padrão pelo plano e pelas ações criadas pelo usuário externo (fornecedor).
Esse usuário padrão também será utilizado no histórico da não conformidade e no plano de ação criado por meio do link externo.
Aviso
É necessário que esse usuário padrão tenha, no grupo, permissão para "criar" plano de ação.
Para habilitar a funcionalidade do link externo, acessar os tipos de não conformidades e habilitar a opção "Permite criação de link para solicitar resposta de um fornecedor".
Aviso
A opção "Permite criação de link para solicitar resposta de um fornecedor" estará disponível apenas quando a origem do tipo de não conformidade for "Fornecedor".
Criando uma Não Conformidade com o Link Externo
Ao habilitar a opção "Permite criação de link para solicitar resposta de um fornecedor", o botão 
ficará disponível na etapa "Análise de causa" de uma nova não conformidade. O usuário poderá, então, decidir se deseja solicitar a resposta do fornecedor.
Observação
A opção "Solicitar resposta" estará disponível também no botão "Mais opções" > "Solicitar resposta".
Essa opção estará disponível apenas quando a não conformidade estiver nos status "Análise de causa" e "Aguardando resposta".
Ao clicar no botão "Solicitar resposta", uma nova aba será aberta para a criação do link por meio do qual o usuário externo responderá à não conformidade.
Ao clicar no botão "Novo", o sistema irá abrir uma nova janela, para enviar um e-mail para o fornecedor (definido na abertura da não conformidade), com o link e a senha para acesso a não conformidade.
Nessa tela, é possível gerenciar os links externos gerados e inativá-los por meio do botão "Mais opções".
Aviso
É possível ter apenas um link ativo.
No e-mail enviado pelo sistema, estarão disponíveis o link e a senha para que o usuário externo (fornecedor) acesse a página e responda à não conformidade.
Após a solicitação, a não conformidade permanecerá na etapa/status "Aguardando resposta" até que o fornecedor finalize sua resposta. Depois disso, passará para a etapa/status "Verificação da eficácia".
Dica
À medida que o usuário externo inicia e avança na resposta da não conformidade, é possível acompanhar o processo pelo DOO.
Acessando e Respondendo a Não Conformidade pelo Link Externo
Ao acessar o link (enviado pelo DOO por e-mail), é necessário inserir a senha (informada no mesmo e-mail).
Ao entrar no link (Central fornecedor), é possível consultar os dados de abertura da não conformidade na aba "Abertura".
Na aba "Análise de causa", o sistema possibilita a escolha de 3 métodos para análise de causa: causa simples, Ishikawa e 5 porquês. O usuário poderá optar por utilizar apenas um dos métodos, ou utilizar mais de um método simultaneamente.Causa Simples
Ao selecionar o método "Causa simples", o sistema irá disponibilizar um campo texto, onde é possível descrever as causas da não conformidade.
Após definir as causas da não conformidade, clicar no botão "Salvar" e depois no botão "Criar plano de ação" para abertura do plano de ação.
Método Ishikawa
Ao registrar o método Ishikawa, basta clicar no ícone 
para adicionar as causas. É possível adicionar mais de uma causa no mesmo fator.
. O ícone 
é utilizado para apagar as causas selecionadas.
O sistema não obriga preencher todos os 6 M, podendo deixar alguns sem preencher.
O usuário deve selecionar a causa raiz clicando sobre o ícone 
. É necessário selecionar ao menos uma causa raiz, e é possível selecionar mais de uma causa raiz.
Após definir as causas da não conformidade, clicar no botão "Salvar" e depois no botão "Criar plano de ação" para abertura do plano de ação.
Método 5 Porquês
Da mesma forma que o método Ishikawa, aplicando o método dos 5 Porquês, poderão ser adicionadas quantas causas forem necessárias através do ícone .
.
Para editar o dado cadastrado, clicar no ícone , o ícone é utilizado para apagar as causas selecionadas.
O sistema não obriga preencher todos os 5 porquês, podendo deixar com a quantidade que seja necessário.
Também é necessário selecionar ao menos uma causa raiz, e é possível selecionar mais de uma causa raiz.
Após definir as causas da não conformidade, clicar no botão "Salvar" e depois no botão "Criar plano de ação" para abertura do plano de ação.
Plano de Ação
Após clicar no botão "Criar plano de ação", o sistema abrirá uma nova tela, onde é possível preencher/editar algumas informações do plano de ação, como: título, objetivo, causa raiz e data abertura (que é obrigatória).
Após clicar em "Salvar", a aba "Plano de Ação" ficará disponível. Nela, o usuário externo (fornecedor) criará e executará as ações.
Na aba plano de ação, é possível verificar e alterar a data de abertura do plano de ação. Para alterar basta clicar e selecionar a nova data e clicar em "Alterar".
O cadastro das ações é feito pelo botão "Nova ação".
Para elaboração e definição dessas atividades, o sistema dispõe de dois métodos, o "Simples" ou o método "5W2H". Após cadastrar a ação, definir as datas, clicar no botão "Salvar".
Aviso
O método definido na primeira ação será aplicado para as demais ações cadastradas no mesmo plano, e não poderá ser alterado.
Após criar as ações, clicar no botão "Iniciar plano de ação" para iniciar o plano de ação.
Observação
Antes de iniciar o plano de ação, é possível remover uma ação cadastrada, através do botão "Mais opções" > "Remover". Após iniciar o plano de ação será possível apenas cancelar uma ação.
Com o plano de ação iniciado, clicando no ícone 
ou no botão 
, o usuário será direcionado à tela de execução da ação. Após preencher o campo "O que foi feito" basta clicar em "Executar ação".
Botão "Mais Opções"
Selecionando uma ação e clicando no botão "Mais opções" é possível incluir notas e anexos, reabrir ações (para ações concluídas) e cancelar ações.
| Campos | Descrição |
|---|---|
| Notas e anexos | Permite anexar uma nota ou um arquivo anexo. |
| Reabrir | Possibilidade de reabrir uma ação que já foi executada. |
| Cancelar | Permite cancelar a ação selecionada (ação continua na listagem das ações). OBS: Não é possível cancelar ações já executadas. |
Finalizando o Link Externo
Após executar todas as ações cadastradas no plano de ação, o sistema habilitará o botão 
.
Ao clicar no botão "Enviar para eficácia", o sistema abrirá uma nova janela, na qual o campo "Evidência" poderá ser preenchido. A informação será exibida no histórico da não conformidade no DOO.
Após clicar no botão "Enviar", a resposta do usuário externo (fornecedor) estará finalizado. Ficando indisponível o link (link expirado).
Após enviar para eficácia, o registro voltará para o DOO na etapa "Verificação da eficácia", onde deverá receber as novas tratativas.
Solicitando uma Nova Resposta pelo Link Externo
Na etapa "Verificação da eficácia", é necessário registrar a eficácia do plano de ação, concluindo como Eficaz ou Ineficaz.
Ao registrar um plano de ação como ineficaz, o usuário terá a possibilidade de reanalisar as ações.
Escolhendo a opção "Reanalisar as causas da NC", é possível realizar uma nova análise de causa da não conformidade, e a não conformidade voltará para a etapa de "Análise de causa", gerando um novo ciclo. Nesse novo ciclo é possível solicitar a resposta novamente para o usuário externo (fornecedor).
Ao solicitar a resposta para o usuário externo (fornecedor) novamente, ao acessar o link externo, será possível também consultar o ciclo anterior.
Como o plano de ação já está criado (com um novo ciclo), basta criar as ações, executá-las e enviar para eficácia para finalizar a resposta do link externo.
